از این 10 اشتباه رایج در استفاده از ایمیل اجتناب کنید!

از این 10 اشتباه رایج در استفاده از ایمیل اجتناب کنید!
 
ایمیل (پست الکترونیک) یک ابزار فناوری است که همه به آن متکی اند و البته خیلی ها نیز از آن متنفر اند. چه از آن خوشتان بی‌آید و چه از آن متفر باشید، همه ما باید مهارت‌های ایمیلی‌مان، از مدیریت صندوق پیام‌هامان گرفت تا ارسال ایمیل‌های برازنده‌تر، را بهبود ببخشیم. در این مقاله به ده اشتباهی که در استفاده از ایمیل مرتکب می‌شویم اشاره می‌کنیم.

10. ارسال ایمیل به فرد اشتباه

ارسال ایمیل به فرد اشتباه بطور وحشتناکی ساده است. همیشه آدرس گیرنده را دوباره چک کنید و تا حد ممکن از ارسال ایمیل‌هایی که اگر به دست فردی اشتباه بیفتد، باعث آبروریزی می‌شوند، خودداری کنید. در همین رابطه، حتما حواستان باشد که آدرس فردی که در کادر To یا Cc وارد می‌کنید همان کسی است که باید ایمیل به دستش برسد (To آدرس فردی است که باید به پیام‌تان پاسخ دهد و Cc فردی است که فقط یک کپی از پیام را دریافت می‌کند). ارسال ایمیل به فرد اشتباه مثل دعوت یک نفر به جلسه‌ای است که آن فرد اصلا نباید آنجا باشد.

9. چک کردن بیش از حد صندوق پستی

همه سعی در اصلاح عادات ایمیلی خود دارند چرا که استفاده نادرست از آن سبب پایین آمدن بازدهی کاری فرد می‌شود. همه ما روز و شب، آخر هفته‌ها و در تعطیلات، ایمیل‌های‌مان را بیش از حد چک می‌کنیم. کلید انجام بهتر کار، کمتر چک کردن ایمیل‌ها است. باید یاد بگیریم تا از چک کردن ایمیل‌ها در اوقات فراغت دست برداریم و اولین کاری که بعد از بیدار شدن انجام می‌دهیم بررسی ایمیل‌هایمان نباشد. برای این‌که بتوانیم بهتر به کارهای‌مان برسیم باید برنامه ایمیل‌مان را طوری تنظیم کنیم تا بجای بررسی پی در پی، فقط یک بار در هر ساعت ایمیل‌ها را چک کند.

8. پاکسازی دیر به دیر صندوق پیام‌ها

طعنه‌آمیز است که ما ایمیل‌هایمان را مدام چک می‌کنیم اما صندوق پیام‌مان همیشه پر است. این به این خاطر است که اقدام لازم را در زمان بررسی ایمیل‌هایمان انجام نمی‌دهیم. درست مثل این است که نامه‌های فیزیکی‌مان را از صندوق برداریم، تمام‌شان را باز کنیم و سپس جلوی در روی هم تلنبار کنیم. راهکار این است که ایمیل‌های‌مان را بصورت مرتب (و نه دائما) چک کنیم و در حین انجام این کار واقعا به پیام‌ها رسیدگی کنیم. شیوه‌ها و نکات بسیاری وجود دارد که می‌توانید این فرآیند را ساده و کارآمدتر کنید و از انباشته شدن ایمیل‌ها جلوگیری کنید.

7. استفاده از صندوق پیام به عنوان اپ یادداشت‌برداری و ابزار مدیریت کارها

ایمیل‌هایی که معمولا در صندوق پیام ما باقی می‌مانند یا آیتم‌های مرجع هستند (برای مثال ایمیل‌های خبری که حاوی اطلاعاتی هستند که باید خوانده شوند) و یا آیتم‌های کنشی‌اند (مثلا کوپن‌های تخفیفی که قصد دارید از آن استفاده کنید یا سوالی از طرف رئیس‌تان که باید پاسخ داده شود). این مسئله ممکن است جی‌میل یا سرویس‌های دیگر ایمیل را به ابزاری ایده‌آل برای مدیریت لیست کارها یا محلی برای ایجاد یادداشت‌ها و یادآوری‌ها بدل کند، اما ایمیل یک ابزار مدیریت کار نیست. هر لحظه ایمیل‌های جدید از راه می‌رسند و کارهای مهم و یادداشت‌های‌تان را در انبوهی از پیام‌ها دفن می‌کند. از این گذشته، ابزارهای اختصاصی مدیریت کار و اپ‌های یادداشت‌برداری قابلیت‌های مفیدتری از جمله امکان اولویت‌گذاری و ایجاد یادداشت‌های دست‌نویس دارند. البته هر قاعده استثناهایی هم دارد. انتخاب یک سیستم کاری خوب می‌تواند اصول انجام کارها را بر روی جی‌میل اعمال کند و Inbox گوگل نیز شامل قابلیت‌های بسیار خوبی برای پیش‌برد کارهاست. اما در کل بهتر است تا لیست کارهای‌تان را از طریق ایمیل مدیریت نکنید.

6. دفن کردن ایمیل‌های جدید در یک رشته از ایمیل‌های قدیمی

گاهی بعضی افراد آنقدر تنبل اند که حتی حس و حال ایجاد یک پیام جدید و اضافه کردن آدرس گیرنده را ندارند و از یک ایمیل بسته شده برای شروع یک گفتگو جدید استفاده می‌کنند. رشته‌های ایمیل مستعد این هستند که خیلی راحت از کنترل خارج شوند، حتی اگر همه شرکت کنندگان در مورد موضوع اصلی بحث صحبت کنند. اوضاع از این هم خراب‌تر می‌شود وقتی که کسی از یک رشته ایمیل بسته شده برای شروع یک موضوع کاملا متفاوت استفاده می‌کند. جالب اینجا است که حتی خبره‌ترین افراد در حوزه فناوری هم مرتکب این کار می‌شوند. اکیدا توصیه می‌کنیم که از انجام این‌کار خودداری کنید و برای هر موضوع یک ایمیل تازه ایجاد کنید.

5. انتخاب عنوان نامناسب

دلیل نادرست بودن استفاده مجدد از ایمیل‌های قدیمی این است که عنوان هر ایمیل اطلاعات حیاتی‌ در اختیار ما می‌گذارد. این عناوین به ما کمک می‌کنند تا بدانیم یک ایمیل را باید فورا بخوانیم یا این‌که می‌توان آن را به بعد موکول کرد. حتما شما هم ایمیل‌های با عنوان خالی یا عناوینی یکسان مثل "سلام" دریافت کرده‌اید. حتما از عناوین گویا استفاده کنید. انتخاب یک عنوان مناسب در تاثیر گذاری یک ایمیل تاثیر بسزایی دارد.

4. ذخیره نکردن و پشتیبان نگرفتن از ایمیل‌های مهم

ما اغلب فکر می‌کنیم صندوق پیام‌مان یک فضای ذخیره‌سازی بی‌انتها برای ایمیل‌های ارسالی و دریافتی‌مان است. اما همانطور که نباید برای ذخیره فایل‌های مهم به سرویس دهندگانی مثل دراپ‌باکس اطمینان کرد، ایمیل‌های مهم را نیز نباید در صندوق پیام رها کرد. اگر در تغییرات سرورها ایمیل‌های‌تان بشکل مرموزی پاک شوند چه؟ یا درست وقتی که باید به یک ایمیل دسترسی داشته باشید جی‌میل موقتا غیر فعال باشد؟ (هر دو مورد برای خود ما رخ داده است). شما می‌توانید یک نسخه از ایمیل‌های مهم را بر روی هارد درایو یا یک سرویس پشتیبان‌گیر ثالث ذخیره کنید. برنامه‌های دسکتاپ مدیریت ایمیل مثل Outlook ، کار آرشیو و ذخیره پیام‌ها روی هارد درایو را آسان کرده‌اند، اما شما همچنین قادرید تا از IFTTT برای ارسال پیام‌ها به سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری برای پشتیبان‌گیری از ایمیل‌های مهم‌تان استفاده کنید.

3. نادیده گرفتن آداب ابتدایی ارسال ایمیل

درست مثل تمام راه‌های ارتباطی، در مورد استفاده از ایمیل نیز می‌شود با ملاحظه رفتار کرد یا بدون تعمق و تامل عمل نمود. در استفاده از ایمیل باید به بسیاری نکات از جمله محدود کردن متن نامه به چند خط، خوانانویسی و ارائه توضیحات مرتبط با موضوع توجه کرد. همچنین باید ایمیل‌ها را قبل از ارسال مجددا بازخوانی کنید و سعی کنید از امضاهای کوتاه در پایان نامه استفاده کنید و در آخر حتما حواستان به لحن گفتارتان باشد.

2. ارسال اطلاعات حساس از طریق ایمیل

شاید به نظر برسد که ایمیل‌ها خیلی محرمانه و شخصی هستند اما اینطور نیست. اگر مجبورید اسنادی مثل فایل‌های مالیاتی‌ را بصورت دیجیتال ارسال کنید حتما آن‌ها را کدگذاری کرده و از رمز عبور استفاده کنید. به خاطر داشته باشید هرچیزی را که بتوان دید، می‌شود کپی کرد، پس اگر شک دارید، اینطور مسائل را از طریق دنیای مادی حل و فصل کنید و وارد دنیای دیجیتال نکنید.

1. پاسخ ندادن به موقع به ایمیل‌ها

تا حالا شده ایمیلی را بخوانید و آن را ستاره دار کنید و پیش خودتان فکر کنید که بعدا جواب آن را می‌دهید؟ (و بعد کلا آن را از یاد برده‌اید). پاسخ دادن به موقع یکی از مهمترین عادات استفاده از ایمیل است که باید در خود تقویت کنید. از قاعده 2-2-2 استفاده کنید تا خود را مجبور کنید که همه ایمیل‌ها را در یک زمان مشخص (کمتر از 2 ساعت) پاسخ دهید. البته برای بسیاری از ما اگر تا نصف روز هم زمان ببرد مشکلی ایجاد نمی‌شود. سعی کنید ایمیل‌های‌تان را طوری دسته بندی کنید که ایمیل‌های مهمتر بیشتر نظرتان را به خود جلب کنند و راحت‌تر و سریع‌تر به آن‌ها پاسخ دهید.

 

مقالات
درباره نویسنده